Проживание в командировке от бюджетной организации: где жить и как оплачивается

Оплата проживания в командировках сотруднику бюджетной организации – непреложное правило (и в 1990, и в 2019, и в будущем)…

Такой же фактически фиксированной нормой является и максимальный размер командировочных расходов в казенных учреждениях.

ЭКОНОМИЯ НА ВСЕМ: на суточных, на проезде и жилье. При этом требования к документальной отчетности по возвращению достаточно жесткие.

ЧИТАЙТЕ ДАЛЬШЕ О:

• Лимитах на проживание в гостинице при служебных командировках конкретно для бюджетных организаций.
• Квитанциях и других документах, которые стоит взять из гостиницы/квартиры.
• Возможности оставить часть казенных денег себе без отчета и последствий.

Как вписаться в ограниченную сумму, и жить бюджетненько?

Размеры оплаты найма жилья в командировке для бюджетников оставляют желать лучшего. Потому сразу забудьте об отелях выше 3 звезд и номерах класса «комфорт» или «люкс». С госбюджетом выделенных денег хватит максимум:

• На одноместный «стандарт» в гостинице уровнем 2 звезд или койку в двухместном номере 3-звездного отеля.
• На однокомнатную уютную квартирку в спальном районе Санкт-Петербурга (счастье, если географически она будет рядом с местом командирования).

Больше о лимитах на гостиницу мы поговорим ниже (+ рассказали в материале по ссылке). Они до сих пор актуальны на 2019 – 2020 гг.

Потому заранее подумайте о месте проживания в командировке, если вас направляет бюджетная организация:

1. Отель или комфортная квартира – нужно будет собрать все документы при выселении.
2. Служебное жилье, которое есть у предприятия в Питере (другом городе назначения) – тут гостиницу снять вам просто не разрешат, и подтверждающие бумаги не понадобятся.
3. У родни/знакомых – за такой вариант деньги не компенсируют (но есть лазейка, чтобы и здесь вам проживание оплатили – о ней в конце статьи).

Какое подтверждение проживания из отеля или квартиры нужно?

На вопрос: как оплачивается бюджетникам найм жилья в служебной поездке, ответ прост – ВСЕ СОГЛАСНО ДОКУМЕНТАМ.

Буквально 3-4 года назад подтвердить расходы могло командировочное удостоверение. Гостиничные чеки относились к второстепенным бумагам. Сегодня удостоверение отменили, и для отчета важны несколько документов:

• От отеля – кассовый чек, счет, акт (весь перечень с примерами на странице Квитанция).
• От квартиры – договор с владельцем или агентством о найме (просмотрите, чтобы все данные были корректно заполнены) + расписка о передаче денежных средств за проживание.

Без документов или с неверно оформленными бумагами на возмещение затрат рассчитывать не нужно. В бюджете с этим строго!

На какие лимиты можно надеяться, если работаешь на государство

В сутки для оплаты проживания бюджетникам для командировки выделяют не больше 3500 руб. Но это потолок, среднее значение – 1500 – 2000 руб.

• У военных и госслужащих сумма зависит от чина
• У специалистов учреждений бюджетной сферы от должности

В локальном акте организации часто прописываются и иные факторы, влияющие на размеры и нормы выплат:

1. Географическое положение места командирования
2. Среднестатистическая цена на стандартный номер в этом городе

Даже бюджетник может съездить с выгодой

ИТАК, ЧТО МЫ ИМЕЕМ:

1. Суточные в размере, не превышающем 700 руб. на день (если выдадут больше, то потом возьмут налог).
2. Совсем невеликие деньги на оплату найма жилья в командировке.
3. И чужой город – мегаполис, где цены за сутки ночлега в отеле гораздо выше того, что дали.

Нерадужность такой перспективы легко изменить в свою пользу. Узнайте, как фиктивно жить и компенсацию получить. А после почитайте, как происходит процедура покупки чеков в нашем отеле…

Как отчитаться за фиктивное проживание в командировке

Приказ на служебную поездку готов, вам уже перечислили деньги на билеты и гостиницу. И тут начинается самое интересное:

• Средств конкретно на статью проживания выдали, как всегда, по минимуму (особенно актуальны микроскопические лимиты у бюджетников).
• Вы начинаете просматривать предложения отелей на Букинге и понимаете, что за имеющуюся сумму жить придется в ужасном номере, где и душ на этаже, и кровати советских времен.

В этот момент впервые приходит мысль о фиктивном проживании в командировке и о том, где купить документы от гостиницы без заселения в нее…

При этом важно, чтобы купленные чеки не оказались подделкой и соответствовали перечню обязательной отчетности.

Совет 1 – найдите в Питере дешевое жилье

Сразу на Букинге посмотрите цены на съем посуточной квартиры, ведь вы же не будете жить на улице. Если есть вариант, то заранее договоритесь с родственниками или приятелями и СПб, чтобы остановиться у них.

• В первом случае за фиктивное проживание в командировке вы получите разницу от стоимости апартаментов и номера в гостинице. К примеру: квартира на сутки стоит 1500 руб., а гостиничный номер – 3000 руб. (значит, 1500 достанется вам).
• Во втором случае вся сумма, которую выдали на расходы по проживанию, останется у вас. Ну, или почти вся, поскольку часть нужно заплатить тем, кто подготовит документы.

Узнайте, почему вам ВЫГОДНО и безопасно покупать чеки у нас, и обращайтесь…

Где в Санкт-Петербурге экономнее жить?

Чтобы фиктивное проживание во время командировки удалось, нужно еще найти реально дешевое место для ночлега. Им может стать:

1. Койка в хостеле – от 500/ночь
2. Комната в квартире – от 1000/сутки
3. Небольшая квартирка на окраине – от 1500/день

Выбор зависит от вашей притязательности к комфорту и количества времени, которое потребуется проводить в съемном жилье (вы же едете работать, и, по сути, необходим только ночлег).

Совет 2 – покупайте доки в отеле, и проблем не будет

Чтобы после командировки оплата за фиктивное проживание состоялась, важно заказывать квитанции в существующих отелях, а не у аферистов на улице. Тогда ответственность за подделку вас не коснется.

Свяжитесь с нашим отелем – подготовим документацию с проводкой через ФНС.

Вам останется только правильно отчитаться за командировку…

Как оплачивать гостиницу в командировке: варианты, лимиты, правила

Вопрос, как оплачивать гостиницу в командировке, задают часто, ведь на статью проживания выделяют больше половины всех командировочных средств…

Как оплатить жилье служебной поездке, во многом зависит от того, где вы хотите остановиться:

1. Одни выберут отель (если цена вписывается в лимиты расходов, которые ограничены).
2. Другие ни за что не променяют уют квартиры на стандартный гостиничный номер.
3. Третьи предпочтут квартироваться у родни/друзей, раз подвернулась возможность.
4. У кого-то нет выбора, если у компании есть корпоративное жилье в нужном городе.

В первых двух случаях проживание однозначно компенсируют, если сдать корректно заполненные и собранные подтверждающие документы вовремя.

Если решили гостить у знакомых, то тоже есть возможность получить возмещение – о ней мы расскажем ниже…

Способы оплаты командировочного жилья

• Если ваша организация проведет командировочный расчет с отелем по безналу – вам не придется думать, как оплачивать гостиницу в командировке. Даже отчитываться за проживание в авансовом отчете не придется, так как вы не видели этих денег в глаза. Только при выселении из номера возьмите счет-фактуру и акт услуг, чтобы доказать, что жили в конкретном месте.
• Если деньги перечислили или выдали наличными вам с напутствием самостоятельно все оплатить, то рассчитаться будет просто (как в магазине). Но комплект отчетных документов будет весомее – познакомьтесь с ним, и тщательно проверяйте свои данные и реквизиты отеля перед выездом.

Средства выдали вам? Это СВОБОДА и шанс ЗАРАБОТАТЬ

Вам оказали доверие, и все деньги на проживание в гостинице зачислили на счет личной карты или отдали налом. Даже отелем не ограничили – сказали, выбирать любой в рамках бюджета.

Такая лояльность работодателя ИГРАЕТ ВАМ НА РУКУ:

1. Можно снять вместо номера в отеле хостел или апартаменты подешевле (еще лучше – погостевать у родни/приятелей).
2. Заказать гостиничные чеки и счета у надежных людей, чтобы сдать их в отчете.
3. Сумма в квитанциях явно будет больше той, что вы потратите по факту – а значит, разница останется в вашем кошельке.

Узнайте, когда обязаны перечислить деньги на гостиницу, и заранее подготовьтесь к поездке…

Не забудьте познакомиться с инструкцией по экономии и доходу, которая поможет все сделать правильно и получить прибыль с казенных средств…

Надежное место для покупки отчетных документов

Никаких хитростей и особых правил по поводу того, как оплатить гостиницу во время командировки, нет. Мы все описали выше.

А вот с выбором надежного места, где можно безопасно и без рисков купить чеки из настоящей гостиницы, часто возникают сложности. Тут важно не нарваться на мошенников, которые виртуозно подделывают официальные бумажки, но не дают никаких гарантий. Главное слово «подделывают»! И риск раскрытия обмана очень велик.

Сейчас вы находитесь на сайте представительства реального отеля в Санкт-Петербурге. Помимо размещения гостей мы обеспечиваем клиентам возможность заказать документацию с проведением через ФНС и оплатой налогов.

С нами оплачивать гостиницу в командировке и жить в ней не обязательно,
а ЗАРАБОТАТЬ реально!

Как правильно отчитаться за командировку

ИНСТРУКЦИЯ гладкого отчета по казенным деньгам

Рабочая поездка в другой город – отличная разбавка трудовой рутины: новые впечатления, знакомства, места…

Все омрачается тем, что по возвращении предстоит отчет по командировке в бухгалтерии – и этот процесс у многих вызывает страх. Особенно, если это первая служебная поездка, или бухгалтер строгий донельзя. Начинают волновать вопросы:

• Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов.
• Как заполнить авансовый отчет.
• В какие сроки по закону нужно сдать его бухгалтеру.

Все ответы мы расписали ниже – читайте…

Сделайте все правильно – и не попадете на деньги

Чтобы не переживать, как правильно отчитаться за командировку, документируйте всю поездку от начала до конца.

После командировки для отчета в бухгалтерию НУЖНО ПРЕДЪЯВИТЬ:

1. Проездные документы (авиа, ЖД или автобусные)
2. Гостиничные бумаги или договор с арендодателем квартиры
3. Акты и счета за аренду залов, авто и др. расходов, связанных с исполнением задания

Будьте внимательны при сборе документов из отеля – они обязаны соответствовать нормам отчета в 2019 году.

Только суточные вы можете тратить по своему усмотрению и без собирательства чеков из магазинов и столовых. Это ваши неподотчетные карманные… Все остальные выделенные средства часто лимитированы конкретными суммами.

Какую документацию за проживание собирать?

Отвечаем на вопрос: как правильно отчитаться за жилье в командировке:

• С отеля необходимо взять целый пакет документов – его выдают на ресепшн при выезде (выше есть ссылка на список бумаг).
• Если останавливались в апартаментах, то хозяин так же обязан выдать отчетность (непременно интересуйтесь при бронировании – оформляет ли ее владелец, есть собственники, которые неофициально сдают жилье).

Несколько подробностей о выгоде для себя вы найдете в статье «Как быть, если потерял чеки»…

Нюансы транспортных расходов

Для отчета по билетам важно подготовить:

• Оригинальный бланк ЖД билета или его электронную версию (при покупке на сайте). Когда проезд в поезде оплачивается на ресурсе посредников (по типу tutu.ru), важно распечатать с личного кабинета квитанцию по сервисному сбору (10%).

Или

• Электронный авиабилет + посадочный талон. Учтите, что по самолетам именно талон является подтверждающим документом – без него во время отчета возникнут большие сложности.

• Маршрутный лист и чеки с АЗС, если до места командирования вы добирались на личном или корпоративном автомобиле.

***

К транспортным расходам иногда относят городские автобусы, метро и такси. Но компенсация таких трат возможна в случае, когда они прописаны во внутреннем договоре или локальном акте вашей организации.

Больше информации об оплате проезда в общественном транспорте…

Как составить авансовый отчет?

Полный отчет по командировке в бухгалтерию вы обязаны сдать за ближайшие 3 дня после приезда. Считаются рабочие будни (при больничном листе идет перенос). Нужно приложить собранные документы (излишки вернуть в кассу, если потратили больше – вам выплатят возмещение).

Документировать расходы требуется в авансовом отчете. У бюджетников это унифицированный бланк, коммерческие фирмы чаще разрабатывают свою форму (но не возбраняется использовать и общепринятые бланки).

Как оформить все по правилам? Перечислим кратко:

1. На лицевой стороне АО прописываете: ФИО, кем числитесь в организации, сумма подотчета, израсходованные средства и остаток на момент заполнения.
2. На оборотной стороне заносите в графы с порядковым номером все траты с указанием подтверждающих документов, суммами и назначением.
3. В нижней строке таблицы подводите подытог потраченных денег.
4. Квитанции, билеты и пр. бумаги прикрепляете на клей/степлером к отдельному листу, он потом подшивается к отчету.

Вот и все нюансы, которые помогут правильно отчитаться после командировки и получить все, что причитается…

Оплачивается ли проезд в общественном транспорте в командировке, в каких случаях

Возмещение расходов на дорогу до города служебной поездки – обязанность направляющего учреждения. А вот оплата проезда в общественном транспорте в командировке уже не так однозначна…

Возьмем реальную ситуацию, чтобы разложить все «по полочкам»:

• Человек остановился в гостинице, где цена соответствует выделенным средствам.
• До места, где ему предстоит работать во время командировки, далеко – приходится ездить на городском транспорте.

— Оплачивается ли проезд по городу на метро или другом общественном транспорте?

На этот вопрос мы и отвечаем ниже…

Что диктует ЗАКОН

По Трудовому кодексу общественные виды транспорта точно оплачиваются в двух случаях:

1. Когда ЖД вокзал, аэропорт находятся за городом, в который нужно еще добраться.
2. Когда служебные задачи выполняются на разных объектах в течение дня, и пешком преодолеть расстояние между ними быстро не получится.

В остальных случаях пользование метро/автобусом/трамваем относят к ежедневным расходам, на которые вам выдадут суточные.

Читайте подробнее, как оплачивают командировку, и на что выделяют деньги…

Бывают лояльные исключения

В «бюджете» проезд по городу в командировке оплачивается крайне редко (в коммерческих организациях сотрудникам больше везет).

Но согласно 168 ст. ТК России работодатели могут проявить лояльность к своим подчиненным – и внести транспортные внутригородские расходы в оплачиваемые:

• Составляется коллективный договор или корректируется нормативный акт, в котором указано, что проезд в общественном транспорте во время командировки будет компенсирован.
• В документе прописываются размеры конкретной фиксированной суммы или рамки лимита.
• Возмещение производится после представления автобусных/троллейбусных билетов, квитанций из метро.

О компенсации такси

Ездить с комфортом на такси вам никто не запретит. Но вот оплатят ли?

ДА. Если сможете аргументировать, что выбора не было. К примеру:

• Докажете, что автобусы ходили нерегулярно, и это срывало рабочий график.
• Обоснуете, что путь на троллейбусе или с пересадками отнимает много времени.

Альтернативная экономия, если транспорт не оплачивают

• Если в командировке проезд в общественном транспорте вам возмещать не будут.
• Если понимаете, что суточных мало для нормального питания и проезда по городу.

ВЫБИРАЙТЕ квартиру вместо гостиницы – и заработайте. А наш отель поможет оформить командировочные документы…

Ответственность за подделку гостиничных чеков

Как не попасться с «липой»

Сразу оговоримся, что реальное наказание за подделку гостиничного чека грозит тогда, когда человек покупает «бумажки» у уличных дельцов.

На подобных фиктивных документах можно «засыпаться» сразу, как только состоялась их подшивка к авансовому отчету. Простая проверка в бухгалтерии – и уже не за горами уголовная или административная ответственность.

Но не будем сгущать краски, рассмотрим конкретные последствия после покупки отчетности и расскажем, КАК ОБОЙТИ ЛЮБЫЕ РИСКИ…

По какой статье могут осудить?

Причин, толкающих подделать квитанции из гостиницы, несколько:

• Кто-то потерял или забыл взял оригиналы, а запрос на копии из другого города будет долго обрабатываться.
• Кто-то хочет получить выгоду с выделенных средств (и такое возможно – как заработать в командировке).

Чем грозит обнаружение поддельных документов?

По закону есть 2 статьи для таких случаев:

1. Если липовые квитанции сданы бухгалтеру, но подлог обнаружился до выплаты денежной компенсации (или провинившийся добровольно все вернул в кассу) – подходит 327 ст. Уголовного кодекса.

Наказанием за подделку бланков/документов/штампов могут стать:

• Принудительный труд до 24 месяцев
• Ограничение или лишение свободы до 24 месяцев
• Арест сроком до полугода

2. Если бухгалтер не заметил фальшивку и пропустил отчет, выплатил деньги за командировку – рано успокаиваться! Налоговая инспекция при проверке организации точно обнаружит подлог. И так как человек уже получил возмещение, значит – обокрал компанию и государство. Ответственность будет рассматриваться по 159 ст. УК.

За хищение, совершенное мошенническим путем, предусмотрены:

• Штраф свыше 100 тыс. руб. или изъятие годовой зарплаты
• Обязательные работы до 1 года
• Тюремная камера сроком до 2 лет

Как быть, если чеки все же нужно купить?

Чтобы за подделкой чека НЕ шло наказание, достаточно просто разумно подойти к служебной поездке:

• Обязательно собирайте все квитанции, счета и билеты, чтобы потом не было надобности заказывать их дубликаты или покупать что-то с рук.
• Если жили у родственников или в дешевой квартире, а для отчета нужны чеки из отеля – внимательно выбирайте место, где вам подготовят подлинники, а не топорно напечатанную «липу».
• Лучше обращаться в представительства существующих отелей (мы являемся одним из них).

Только в реальном гостевом отеле (через главных бухгалтеров) вам подготовят подлинные документы для отчета нового образца.

Что такое «новый образец»?

• Благодаря ИФНС в России появился ФЗ № 54 и вместе с ним требование к предпринимателям – установить онлайн кассы, которые мгновенно передают всю информацию о платежах в Налоговую.
• На каждом чеке, пробиваемом новыми ККТ, есть двухмерный зашиврованный квадрат – QR-код.
• По коду теперь в любой момент можно проверить достоверность и самой квитанции, и всех данных на чеке (достаточно через приложение и камеру смартфона отсканировать его).

***

Пойти под суд за подделку гостиничных чеков или сделать все по-чистому (и при этом с выгодой для себя)? Только вы можете ответить на этот вопрос…