Лимит на гостиницу в командировке – выше норм не «прыгнешь»

Если вам говорят, что работодатель обязан в полном объеме оплатить гостиничные командировочные расходы на любую сумму – НЕ ВЕРЬТЕ!

В денежном эквиваленте есть НОРМЫ на проживание в гостинице в командировке. Они четко ограждают специалистов от желания жить в люксовых условиях за счет госбюджета или капитала коммерческой компании.

Правила оплаты и возмещения затрат на жилье в деловой поездке регламентируются не только законодательством, но и нормативными актами конкретного учреждения. В большей степени это актуально для государственных служащих и бюджетников. По статистике именно им выделяют меньше всего средств на размещение в отелях или квартирах.

На нормы и размеры компенсации влияет и Налоговая

Организации неспроста устанавливают лимиты на гостиницу в командировке и выплачивают деньги в рамках этих цифр. Если вам в разрез с внутренним Положением компенсируют тот же номер повышенной комфортности, то ФНС при годовом отчете может потребовать разъяснения + оплату НДФЛ.

Во избежание таких недоразумений почти во всех компаниях есть Положения, где прописано:

• Сколько максимально может стоить номер у простого сотрудника.
• На какую сумму для оплаты отеля может рассчитывать администрация или управленцы.

А далее уже сам работник решает: забронировать гостиницу или снять квартиру в пределах этих норм.

Лимиты для военных, в бюджете и коммерции

Командировочные нормы для военнослужащих

При проживании сотрудника МВД, военного, силовика в гостинице в командировке лимит установлен едиными стандартами РФ. В среднем сумма равна 2000 руб./сутки в номере. Но нормативы плавающие в зависимости от ранга/звания и занимаемого поста.

Главное, что по закону максимальная граница 3500 руб. (остальное тоже могут оплатить, но перебор будет налогооблагаемым).

В бюджетных учреждениях все специфично и не щедро

Государственный/федеральный бюджет всегда экономят! Сказывается это и на нормах по проживанию в командировке.

Почти по всей России бюджетники фактически обязаны довольствоваться суммой от 1000 до 2000 руб./сутки именно на жилье.

На размер лимита возмещения влияют:

1. Территориальное расположение организации
2. Средняя стоимость стандартного номера в отеле в регионе служебной поездки
3. Должность командируемого специалиста

Для начальствующих норма расходов чаще составляет около 3500 руб.

Коммерческие организации лояльнее?

Не всегда!

Хороший бизнесмен так же, как и государство, пытается сэкономить свой капитал. Вот и получается, что в частном бизнесе норма проживание в гостинице порой даже ниже, чем у бюджетника в командировке.

Но ради справедливости нужно сказать, что успешные предприятия, которые дорожат компетентными сотрудниками, готовы оплачивать комфортные условия дорогих отелей. Потому в Положениях компании прописываются достаточно весомые суммы.

Нюансы компенсации затрат на жилье

Какой бы лимит не был установлен в вашем учреждении, деньги обязаны выдать до отъезда в чужой город. Не перевели средства – можете отказаться от командировки.

Обязанностью сотрудника является сдача авансового отчета с билетами на проезд и квитанциями из отеля.

• Если вам выдали большую сумму, чем потрачено – вернете в кассу остаток.
• Если не додали, но за пределы норм вы не вышли – переведут разницу на карту.

Отсутствие гостиничных документов по приезду – не редкость!

• Некоторые работодатели решают этот вопрос так, что авансом деньги не дают, и возмещают все только по приезду (по согласованию с работником).
• Другие более лояльны – соглашаются компенсировать проживание со слов сотрудника, но бухгалтерия облагает налогом эту сумму (как доход), чтобы у нее все было чисто с отчетами.

Почитайте материал, чем грозит подделка чеков у фирм однодневок или уличных мошенников – и обращайтесь в наш отель.

***

ЧТОБЫ НЕ БЫЛО ПРОБЛЕМ:

1. Попросите у руководства Положение о командировке, где прописаны лимиты на гостиницу.
2. Внимательно изучите суточные нормы на проживание.
3. Обратите внимание, на какую сумму можно превысить указанные границы (этот момент в бюджетных организациях присутствует).
4. Бронируйте соответствующее жилье.

Или снимайте квартиру подешевле, а мы подготовим отчетную документацию на нужную сумму…

Чем грозит подделка чеков?

Ответственность за «ходьбу» по скользкой дорожке

Каждая командировка подходит к концу, и значит – пора отчитаться за освоенные деньги билетами за проезд и квитанциями из отеля…

Есть люди, которые с целью выгоды останавливаются в общежитиях или у родственников. Потом они заказывают изготовление поддельных чеков гостиницы, а разницу с оплаты за жилье берут себе.

Все было бы отлично, ЕСЛИ БЫ они не велись на дешевые «бумажки», предлагаемые в метро-переходе. Ведь разоблачить такой «шитый белыми нитками» подлог легко:

• Финансовые аферы не редкость, потому бухгалтера предприятий делают проверки. Они набирают телефон отеля, указанный в отчетных документах, чтобы убедиться в его существовании. А на том конце провода: «Набран несуществующий номер» или короткие гудки…
• Благодаря появлению онлайн касс и QR-кодам проверить легитимность бумаг стало еще проще – достаточно считать шифр через мобильное приложение Налоговой. Фальсификация будет раскрыта сразу!

— Что же грозит за подделку документов, какой срок получит человек за опрометчивость?

Все может развиваться по двум сценариям – о них мы и поведем разговор ниже…

Преступление и Наказание

В бухгалтерии точно знают, как выглядит легальная квитанция из настоящего отеля. Если визуально возникнет подозрение, что документы липовые и их могли подделать, ответственности не избежать! Будет ли она уголовной или с вами просто распрощаются – зависит от работодателя.

Сколько грозит за поддельные чеки из гостиницы по предписаниям ЗАКОНА?

Решение купить ненастоящие квитанции для отчета могут приравнять к ст. 159 УК. Трактуется она как хищение путем мошенничества, и наказание через суд будет одним из:

1. Годовой размер зарплаты или единовременный штраф до 80-120 тыс. руб.
2. Обязательные или принудительные работы от 360 ч. до 1 года.
3. Ограничение или лишение свободы до 2 лет.

За подделку документов может грозить и ответственность по другой статье – 327 УК (конкретно по командировочным бумагам – за подделку и сбыт бланков). Тут судебное постановление варьируется:

• От принудительных работ или ограничения свободы около 2 лет
• До ареста на срок 6-24 месяца.

При самом радужном раскладе

Если начальник МЕГА ЛОЯЛЕН, то единственное, чем грозит подделка чеков – это увольнение после того, как вы вернете в кассу все, что потратили.

Не сотрудник не захочет возвращать деньги, то дотошный бухгалтер просто передаст в ФНС, что вы получили доход, но не заплатили НДФЛ. Тогда вас будут преследовать уже налоговые инспекторы.

Есть ли надежда подзаработать?

Мы описали, чем грозит подделка кассовых чеков, если покупать их в переходах или на вокзалах. Но есть иной путь – заказать подлинники на нашем сайте.

Узнайте, сколько стоит изготовление, и какие ГАРАНТИИ дает наш сервис.

С нашими бланками любые ПРОВЕРКИ НЕ СТРАШНЫ!

Когда обязаны перечислить деньги на командировку

Могут отправить без аванса?

Начнем без предисловий для тех, кто не любит читать – как и когда перечисляют деньги на командировку.

Краткое описание процедуры следующее:

1. Выпускается приказ на служебную поездку. Желательно с приложенным расчетом предстоящих расходов.
2. Бухгалтерия рассчитывает потенциальные затраты сотрудника в чужом городе – суммируется тарифы билетов на проезд, стоимость номера в отеле и суточные. (Предстоящая специалисту аренда залов, оплата банкетов и др. мероприятий также закладывается).
3. За 2-3 дня до выезда денежные средства переводятся авансом на карту или выдаются наличными.
4. После командировки дается 3 дня, чтобы сдать авансовый отчет с приложенными чеками. В случае оправданного перерасхода остаток выплачивается работнику, если остались лишние деньги – возвращаете в кассу.
5. Вам обязательно выплатят и зарплату за все дни отсутствия (сюда входят дни, проведенные в дороге, но исключаются выходные, если вы отдыхали, а не работали). Но будет это с ближайшим закрытым табелем – с заработной платой по расписанию.

Подробно: что получите и как

Мы вкратце рассмотрели, в какой срок выплачивают командировочные – теперь перейдем к деталям…

Помните, что у вас будет лимит расходов по разным статьям – пошиковать в «люксовом» номере или лететь бизнес классом не получится без воли на то вашего начальства. ОБЯЗАТЕЛЬНО УТОЧНИТЕ допустимые пределы по каждому пункту:

• Проезд в обе стороны – допустим, только плацкарт или могут компенсировать купе повышенной комфортности.
• Проживание – какой класс номера можно бронировать, до какой суммы, с питанием или без, разрешено ли останавливаться в посуточных квартирах.
• Суточные – за них отчитываться не придется, но лучше узнать, сколько у вас «свободных» денег.
• Прочие траты, связанные с рабочими моментами (услуги переводчика, прокат авто, аренда конференц залов и т. п.).

***

РЕКОМЕНДУЕМ ПОЧИТАТЬ:

Развернутую информацию о том, что вам должны компенсировать в служебной поездке.

Некоторые нюансы оплаты за проживание.

Материал об оплате завтрака, если он в гостиничном счете.

***

Все потраченное нужно подтвердить

Когда деньги на командировку уже перечислили, у вас есть 3 дня, чтобы уехать в другой населенный пункт. Если этого не произошло – верните аванс в кассу.

Будьте бдительны с превышением лимита – все обоснованные траты, выходящие за пределы выданных средств, придется подтверждать чеками или расписками по возвращению домой. Почитайте, как получить гостиничные чеки с подтверждением…

Не будет доказательств – не будет компенсации!

***

У сотрудников организации РФ есть не только обязанности, но и права. Ехать в другой город – не ваша инициатива, а работодателя. Потому вы всегда можете отказаться от деловой поездки, если сроки выплаты командировочных пытаются перенести на «ПОСЛЕ».

Оплачивается ли завтрак в гостинице, если он есть в счете из командировки?

Завтрак в счете за гостиницу часто становится камнем преткновения между командированным сотрудником и бухгалтерией его организации:

• Для работника, который поехал в служебную командировку, вроде все складывается отлично – он и суточные получит, и питание ему оплатят…
• Для бухгалтера все сложнее – учет расходов в служебной поездке проходит через налоговые органы, и тут возникает проблема, как провести эти затраты…

Кстати, если питание/завтрак включен в счет за гостиницу и отражен в одном чеке с оплатой за проживание, то и для сотрудника не все так радужно. Возможно, с него снимут «зарплатный налог»:

Читайте обо всех статьях командировочных расходов, и как они оплачиваются.

И ДАВАЙТЕ РАЗБИРАТЬСЯ, к чему приведет ситуация, когда вы привезете счет с завтраком…

Важно, как все указали в счете

Все, что относится к дополнительным услугам отеля (обслуживание в номере, питание в ресторане, сервис в тренажерных залах и оздоровительные СПА процедуры), является несанкционированными тратами.

На то, оплачивается ли завтрак в гостинице в командировке или нет, влияет следующее:

• Скорее всего, не оплатят, когда завтрак прописан отдельно под строчкой с проживанием.
• Могут возместить с удержанием налога, если в одной строке указано, что стоимость номера включает питание.
• Однозначно компенсируют, когда по факту кормили, но в счете об этом вообще не упоминается.

Стоит ли рассчитывать на лояльность бухгалтерии?

Несмотря на законодательство, некоторые работодатели проплачивают даже выделенное питание, которое отражено в счете за гостиницу. Часть организаций этот момент оговаривает прямо в трудовых договорах или нормативных актах.

Если ваши трудовые отношения не настолько лояльны, и бухгалтер говорит, что с «питательных» затрат придется снять НДФЛ, то тут есть 2 пути:

1. Согласиться, чтобы не вызывать недовольства.
2. Поспорить, апеллируя тем, что в системе налогообложения нет конкретики по поводу питания в командировке.

***

Еще один вариант, который вам могут предложить – забрать стоимость завтрака, который включен в счет гостиницы, из суточных, которые выдали до служебной поездки. Понятно, что вы их уже потратили на иные цели.

— Как быть – ждать, когда их вычтут из ближайшей зарплаты?

Нет! Будьте бдительны: выплата суточных – НЕЗАВИСИМАЯ СТАТЬЯ, даже если начальство готово компенсировать вам еще и питание.

Как поступить, чтобы не остаться в минусе после командировки?

Чтобы не переживать, оплачивается ли завтрак в гостинице после командировки, можно сделать так:

• Сразу при заселении в отель сообщить на ресепшн, что вы отказываетесь от питания в ресторане.
• Договориться с администрацией гостиницы, что в счет не будет включен завтрак (даже упоминания о нем не будет). Но по факту вы будете питаться, просто стоимость войдет в проживание.

***

Узнайте, где можно жить в командировке, чтобы было ВЫГОДНО…

Соберите в командировочный чемодан только то, что нужно…

И пусть каждая ваша служебная поездка проходит гладко и с быстрым отчетом!

Как организация должна оплачивать командировку

Нюансы начислений по всем статьям расходов

На вопрос, как должны оплачивать командировку, правильный ответ один: так, чтобы все регламентированные затраты сотрудника окупились!

О том, какие расходы допустимы, и как происходит их компенсация, мы рассказали ниже…

Затраты, которые обязаны возместить

— Вас интересует, как организация оплачивает командировку с позиции, когда вам должны выдать деньги на поездку?

Примерную сумму предстоящих расходов вам перечислят авансом до отъезда в другой город. А вот зарплату за командировочные дни вы получите вместе с текущей заработной платой фактического месяца.

Как рассчитывают ЗАРАБОТОК?

Оплата труда за дни, проведенные в служебной поездке, начисляется по средней зарплате:

• Берется среднее значение за 12 месяцев, предшествующих месяцу командировки.
• Если вы работаете в организации меньше 1 года, то учитываются время с момента трудоустройства.
• Когда «на задание» отправляют в тот же календарный месяц, в который вы устроились в компанию, в расчет берут фактически отработанные дни.

Узнайте больше конкретики по начислению зарплаты в командировке за выходные дни…

Важные нюансы по суточным

Еще один важный аспект, когда организация оплачивает командировку – как начисляются суточные. Здесь в большинстве случаев все регулируют локальные акты учреждения или коллективные договора.

Максимальным размером по РФ в 2018 году считается 700 руб./сутки. Возможно, ваш работодатель решит быть более щедрым, но превышение этого лимита влечет за собой увеличение налога (что не выгодно!).

Зато у вас есть другие плюсы в отношении суточных:

• Подтверждать траты по этим деньгам никто не может вас заставить – покупаете то, что заблагорассудится.
• Их выдают на все дни поездки (праздничные, выходные, дорога).

Конкретно о размере суточных мы подготовили специальный материал по ссылке…

Живите и ездите за счет организации!

Вам возместят стоимость проживания в чужом городе и затраты на дорогу в оба конца. Но тут будьте бдительны – квитанции и проездные документы необходимо предъявить в бухгалтерию. Не докажете реальные траты – не получите компенсацию за них.

Оплачивать командировку вам должны только:

• После предъявления билетов за проезд к месту командирования (авиа, Ж/Д, авто). Если поездка осуществлялась на личной машине (служебном транспорте), сохраняйте кассовые чеки с заправок и путевой лист.
• После прикрепления к авансовому отчету чеков и счетов из гостиницы, либо отчетных документов от арендодателя апартаментов. Если в поиске жилья участвовал риэлтор (такое тоже бывает), то квитанция об оплате его услуг также прилагается.

Здесь доступна вся информация о том, что включено в командировочные расходы…

Без отчета будут одни «недочеты»

Как вернетесь из служебной поездки, займитесь составлением авансового отчета – подкрепите его документами, подтверждающими расходы.

На основании этих бумаг возможно следующее:

1. Бухгалтер перечислит вам дополнительную сумму, если затраты превысили ранее выданные средства.
2. Вас попросят вернуть в кассу остаток, если вы потратили в командировке меньше, чем получили авансом.

Чтобы не получился второй вариант (да еще и излишек остался в кармане), воспользуйтесь нашей инструкцией по получению дохода в поездке.

Плодотворных вам командировок и беспроблемных отчетов…

Что входит в оплату командировочных расходов

Получите все, что причитается

Для многих служебная поездка – шанс развеяться, а не только принести пользу своему учреждению. Прогулки по другому городу, знакомство с людьми и новыми местами – и все это за чужой счет!

А теперь остановим мечтания, и перейдем к реалиям: в командировочные расходы входит не все, что душе угодно…

Что же подлежит компенсации?

Перечислим ПЯТЬ пунктов, которые входят в состав оплачиваемых трат:

1. ДОРОГА – расходы на проезд к месту служебной командировки подлежат обязательному возмещению (все виды транспорта, кроме такси). Уточните возможность фирмы оплатить авиаперелет – на это идут не все. Учтите, что страхование на время пути и комиссии сайтов бронирования не компенсируются.
2. ЖИЛЬЕ – деньги на проживание в гостинице/съемной квартире вам тоже выплатят заранее по законодательным нормам (заранее узнайте, за какую сумму можно бронировать номер или апартаменты).
3. СУТОЧНЫЕ – средства, которые выделяются на питание и личные нужды на все дни командировки (с учетом проведенных в пути). Почитайте о размере суточных по России.
4. ДРУГИЕ РАСХОДЫ – здесь командированному важно согласовать с руководством, что допустимо (участие в конференциях, аренда помещений, услуги переводчика и пр.). Не занимайтесь самодеятельностью, чтобы не потерять собственные деньги.
5. ЗАРПЛАТА – выплачивают по среднему за рабочие дни (даже если они проведены в дороге). По оплате выходных и праздничных есть нюансы.

О начислении аванса на командировку

Бухгалтера просчитывают все, что входит в командировочные расходы, и авансируют сотрудника перед отъездом.

Вам на счет перечислят:

• Ориентировочную стоимость проживания и проезда в другой город
• Точную сумму суточных (норматив, помноженный на дни служебной поездки)
• Приблизительно рассчитанные средства на другие запланированные и одобренные траты

О том, как потом отчитаться за все эти деньги, речь пойдет ниже. Не оставьте без внимания наши СОВЕТЫ для командированных…

Без отчета ничего не компенсируют!

Все расходы в служебной командировке требуется подтвердить, иначе выданный ранее аванс вычтут из вашей ближайшей зарплаты.

Для отчетности понадобятся:

1. Командировочное удостоверение с завизированными отметками. Там же проставляется дата возвращения на обычное рабочее место.
2. Квитанции, счета, билеты – все документы, которые доказывают, что деньги истрачены по назначению. Их приклеивают уголком к листку А4 друг под другом.
3. Заполненный бланк авансового отчета (про этот момент узнайте больше, перейдя по ссылке). В нем вы перечисляете все ваши траты из бюджетных средств. Если сумма аванса была больше, чем израсходовано, остаток придется вернуть.

Об этом стоит знать

Вы уже поняли, что входит в оплату командировочных расходов – этот список не такой большой. Но мечты о том, чтобы все (в том числе другие) траты в командировке были за чужой счет, не нужно забрасывать.